仕事も遊びも一生懸命

  

ビジネスマナーにおいて、席次というのは非常に重要です。
基本的には、既に上司であったり上位の方々は自分の席をわかっていたりするので、特に問題はないでしょう。
しかし、それを知らない場合、誤って本来身分が上の人の席に座ったり、足をかけてしまったりするという失態を犯してしまう可能性がありますよね。
それは当然ビジネスマナーを著しく違反している事になります。
こういったミスがないよう、入社前からでも席次については把握しておきましょう。

席次において、特に難しいのは乗り物です。
乗り物の場合、先に下の者が乗ることが多いため、間違えてしまう可能性が高いのです。
そうならないよう、しっかりビジネスマナーの一環として覚えておきましょう。

まずタクシーの場合、上座は運転席の真後ろの後部座席です。
次に、助手席の真後ろ、後部座席の真ん中、そして助手席という順番になります。
これが乗用車だと、助手席が上座となります。
この違いには注意しましょう。

次に電車ですが、原則として窓側が上座です。
向かい合わせで座る場合は、進行方向に顔が向く方の席が上座となります。
その為、一番偉い人は進行方向に顔を向けるほうの窓側、次はその対面の席という事になります。

そして、エレベーターでは、後方の中央が上座です。
次に操作パネルから一番遠い隅、パネルのない方のドア側、パネルの前の順番となります。
これは、人が多くなった場合により快適にいられる場所を上座にするという考えの下に設定された順番です。

こういった席次は、必ず遵守すべきではありますが、お客様、上位の方が自分の好きな席があるという場合は別です。
そちらの方を優先しましょう。

  

電話対応で一番厄介なのは、クレーム対応ですね。
これは、新人には難しいかもしれません。
しかし、実際には新人に任される事もあり得ます。
人手の少ない会社では、クレーム担当を置いていない場合もあり、そういった会社ではあまり誰もやりたがらないこの役割を新人が行うという事もあります。
それが正しいかどうかはともかく、クレーム対応に関しても、ある程度しっかり対応できるような能力が必要となるわけです。
当然、クレーム対応にもビジネスマナーはあります。
ビジネスマナーの大原則である、会社の信用を損なわないという点において、このクレーム対応というのはかなり重要です。
しっかりと対応できるようにしておきましょう。

まず、クレームがどのようなものであれ、丁寧に対応するのが絶対的なビジネスマナーと言えます。
明らかな言いがかり、あるいは嫌がらせであっても、言葉を荒げてはいけません。
必ず、落ち着いた対応をする必要があります。
そういった相手であればまだいいのですが、当然本気でクレームをつける人たちも多数います。
そういう場合は、誠意を持って対応しなければなりません。
まずは相手の興奮をある程度収める為、謝罪から入りましょう。
次にクレームの内容を具体的に聞き、その解決法を導き出す事になります。
その際、相手の意見を否定する為に話を遮ったり、沈黙を長くしたりしてはいけません。
意見がある場合は相手の話が終わってから、そして話の途中で必ず柔らかい口調のあいづちを打つようにしましょう。

原因がわかり、解決法がはっきりした場合は、それをすぐに伝えましょう。
問題はわからない場合です。
下手に言い訳するよりは、すぐに調査するという旨の言葉を伝えましょう。
後は実際に調べ、再度連絡する事になります。
連絡先を聞くことを忘れないようにしましょう。

電話の最後には、「貴重なご意見を頂き、誠にありがとうございました」などの言葉をかけることも重要です。
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電話対応というのは、相手の顔が見えない分、どこでどう感情が動いたかというのがわかりにくいという点があります。
その為、トラブルが多いものといえるかもしれません。
このトラブルに対する対処もまた、ビジネスマナーというものがしっかり存在しています。
そのビジネスマナーを守らなければ、会社のイメージを損なう事となるでしょう。

まず、トラブルの火種についてご説明します。
電話対応というのは、トラブルの宝庫です。
そのトラブルをどれだけ未然で防げるかというのも、ビジネスマナーのテクニックのひとつといえます。
そのトラブルの火種となるケースで最も多いのが、取次ぎの相手が不在のケースですね。
この時の対応で不備があると、問題が発生しやすいようです。

外部からの電話で取り次ぐべき相手の名前を言われた場合、当然その相手に取り次ぐ事になりますが、その人が営業などの役職の場合、会社にいない時間のほうが多いですね。
当然、不在となります。
その場合の対処法は、まず迅速にその事実を伝える事です。
次に、その取り次ぎ相手がどれくらいで戻るかというのを伝える必要があります。
スケジュールボードに記されてあれば、それを伝え、その頃にかけ直してもらうか、こちらからかけ直させるかすれば問題はないでしょう。

もしスケジュールにない不在というパターンであれば、取次ぎ相手の携帯電話にかけ、所在と戻る時間、電話があった旨を伝える必要があります。
その場合は、一旦かけ直させますと伝えて電話を切り、そこから取次ぎ相手の携帯に連絡、という形になります。
間違っても外部の方に電話口で待たせることがないようにしましょう。

場合によっては、伝言を頼まれる事もあります。
電話の前には必ずメモ帳と筆記用具を置いておきましょう。
万が一ない場合は、慌てずに一旦待ってもらい、メモ帳を探しましょう。
頭で覚えず、必ずメモに取る事が大事です。
聞き取れない場合は、失礼ですがと頭につけ、聞きなおしましょう。
それもビジネスマナーです。
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ある程度社会人として過ごし、慣れてくると、職場が自分の家とまでは言わないものの、かなり身近なものに感じてきます。
そうなってくると、緊張による失敗や不安とは別の問題が発生します。
気の緩みによるミス、あるいは失態です。
その中でも特に多いのが、デスクの整理を怠るというものですね。

自分のデスクは、自分の裁量の中で管理されていきます。
ですから、中には自分の家と同じような感覚で物を置きっぱなしにしていたり、いろいろな物を乱雑に重ねたりしているケースがよく見られます。
特に、あまり職場にいない営業の仕事などでは、デスクを不衛生な状態にしている人も結構多いのではないでしょうか。

ビジネスマナーの観点で言えば、これは完全にアウトです。
ビジネスマナーというのは、自分以外の人に対して不快感を与えないなど、普通の生活で遵守すべきマナーも当然含まれます。
ビジネスに関することだけしっかりしていればいいというわけにはいきません。
デスクが汚ければ、当然周りの人は良い思いはしません。
最悪の場合、隣のデスクに物が置かれたりして、邪魔になる事もあり得ます。
そうなると、もう完全に職場では白い目で見られることになります。
このようなことで評判を下げても何ひとついいことはないので、デスクはしっかり片付けるようにしましょう。

デスクというのは、会社の一部であって、個人の所有物ではありません。
会社の物を扱っているのですから、確実に綺麗にしておきましょう。
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上司との付き合い方は、ほとんどの人が一度は悩む事なのではないでしょうか。
上司が非常に紳士的かつ人格者である場合は、そうでもないかもしれません。
しかし、そうそう簡単に品行方正な人間が上司になるというわけにもいきません。
それぞれ、癖のある人が多いですし、そういった上司に翻弄されてしまう新入社員も少なくありません。

ですが、それに対して物言いをするのは明らかにビジネスマナー違反です。
ビジネスの世界は体育会系以上に縦社会構造が明確で、上司に逆らう事は会社に逆らう事を意味します。
ビジネスマナーを遵守する為には、上司に対して口答えをする事は許されないのです。

では、そりの合わない上司とどのように付き合っていくか。
それはまず、上司の人間性や性格を分析するところから始めましょう。
ワンマンタイプなのか、平和主義なのか、理論派なのか、放任主義なのか。
何が好きで、どのような趣味を持っているのか。
そういったことをある程度リサーチできたら、後は会話あるのみです。
上司との摩擦のほとんどは、コミュニケーション不足が原因といわれています。
コミュニケーションを積極的にとることで、解決できるケースが多いということになります。
その際の会話で、事前のリサーチを存分に発揮すれば、上司との間にあった壁を取り除く事ができるでしょう。

上司との付き合い方としては、以上の事を守ると良いでしょう。

・言葉遣いは丁寧に
・飲みに誘われたらできるだけついていく
・怒られた際、助言を受けた際は真摯にそれを聞く姿勢を作る
・反抗的な態度は取らず、意見が食い違う場合はできるだけくだけた席で
・相談を積極的に持ちかける
・趣味に対する話を振る

こういった上司との付き合い方も、ビジネスマナーのひとつです。
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